Gerade hast du dich hingesetzt, hast viel zu erledigen heute. Eine der Aufgaben bräuchte eigentlich deine volle Aufmerksamkeit und etwas mehr Zeit. Aber du hast Chaos im Kopf? Driftest typischerweise immer wieder ab? Es fallen dir noch x andere Sachen ein, die du tun müsstest oder könntest? Vielleicht verlierst du auch immer wieder Dinge, die man besser nicht verliert? Spürst eine innere Unruhe und hast Schwierigkeiten, dich zu entspannen? Es gibt ein paar Dinge, die du tun kannst um etwas mehr Organisation und damit mehr Klarheit in deine Umgebung, deinen Alltag und deinen Kopf zu bringen:
1. Nutze EIN Tool für Planung und Notizen
Du hast normalerweise einen (Print-)Kalender, ein Notizbuch, ein paar Notizen auf dem Handy, einen Online Kalender, und hier und da ein Post-it im Einsatz? Der große Nachteil hierbei hier, dass es schwierig ist, so den Überblick über all deine Termine und ToDos zu bewahren: das Chaos im Kopf wird durch die Art, wie du deine Termine organisierst, verstärkt. Vielleicht vergisst du, bestimmte Notizen nachzuschauen, musst lange nach ihnen Suchen oder verlierst sie schlichtweg. Wenn du mehrere Terminkalender hast, kann es auch hier zu Terminüberschneidungen kommen, die so nicht auffallen. Besser ist es also, ein einziges Tool zu nutzen. Dieses Tool sollte folgende Eigenschaften haben:
-
- Das Format sollte so sein, dass du es immer bei dir tragen kannst
- Es sollte eine/n Kalenderabschnitt /-funktion haben
- Platz für Tages- und Wochenpläne
- Platz für Notizen, Ideen, Ziele
Neue Termine sollten demnach gleich nach Vereinbarung eingetragen werden. Es fällt dir schwer, auf Print-Tools zu verzichten, du kannst aber auch auf Online Tools nicht verzichten? Dann ist weniger mehr, lege z.B. EIN Print- und EIN Online Tool fest. Gleiche beide nach jedem neuen Termineintrag ab.
2. Erstelle Pläne
Du hast zwar immer zu tun, aber vergisst trotzdem oft wichtige Dinge? Oder hast das Gefühl auf der Stelle zu treten? Nutze dein Tool, um von deinen Zielen und Werten geleitet (kann sowohl beruflich, als auch privat sein) Quartals- oder Monatspläne zu erstellen, und breche diese wiederum in Wochenpläne herunter. Aus den Wochenplänen können wiederum tägliche ToDos abgeleitet werden. Schaue täglich in diese ToDos, damit nichts Wichtiges übersehen wird und liegen bleibt.
3. Setzte Prioritäten
Wir müssen verschiedene Aufgabenbereiche simultan im Blick haben und meistern. Arbeit, Freizeit, Kinder, Haushalt und co. müssen miteinander koordiniert werden. Außerdem hat jeder Aufgaben, die er lieber erledigt als andere, was problematisch werden kann, wenn die unbeliebten (und vielleicht viel wichtigeren) Aufgaben stets liegen bleiben (obwahl man ja ständig zu tun hat). Bei der Planerstellung kann das ABC-System verwendet werden, um festzustellen, welche Aufgaben am wichtigsten und dringlichsten sind. Dabei listest du zunächst all deine Aufgaben und bewertest sie anschließend als A-, B-, oder C-Aufgabe:
-
-
A-Aufgaben: Haben größte Dringlichkeit, sind für Zielerreichung am wichtigsten. Sollten also zeitnah erledigt werden. Brauchen oft mehr Konzentrationsfähigkeit, und werden am besten zu einem Zeitpunkt mit hoher Leistungsfähigkeit erledigt.
-
-
- B-Aufgaben: Weniger wichtig, mittlere Bedeutung zur Zielerreichung. Können über einen längeren Zeitraum erledigt werden, manche Teile erfordern auch kurzfristige Bearbeitung. Routineaufgaben fallen oft in diese Kategorie.
-
- C-Aufgaben: Geringe Bedeutung, machen aber oft mehr Spaß. Frage dich: macht es einen Unterschied, wenn sie erledigt sind? Falls nicht, streiche sie einfach.
Alle A-Aufgaben sollten vor den B-Aufgaben erledigt werden, welche wiederum vor den C-Aufgaben erledigt werden sollten. Wende diese Technik täglich an.
4. Halte feste Plätze und Zeiten ein
Zudem kann es hilfreich sein, Routinen um alle drei Dinge herum zu etablieren: Einen festen Ablageort für das Tool deiner Wahl, eine feste Tageszeit, zu der du deinen Kalender checkst, eine feste Zeit am Tag / in der Woche / im Monat, um Pläne zu erstellen und Prioritäten zu setzten. Auch alle anderen Dinge in deinem Haushalt (z.B. Schlüssel, Unterlagen) sollten einen festen Platz haben, damit du effektiver deinen Alltag meistern kannst.
Diese Maßnahmen können dir helfen, Zeit zu sparen und dein Leben in beruflichen sowie privaten Kontexten einfacher machen. Vielleicht kommt dir die Umstellung zu diesen Maßnahmen überwältigend vor, und du stellst in Frage, ob all die Arbeit den gewünschten Effekt hat, dich letztendlich zu entlasten. Hier kann die Zusammenarbeit mit einer Psychologin zur Unterstützung bei der Umsetzung angebracht sein. Vielleicht nutzt du auch bereits solche Systeme? Berichte mir gerne von deinen Erfahrungen damit in den Kommentaren.